AIDAinformazioni 4/2005 - Antonella De Robbio, Maria Cristina Bassi

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AIDA Informazioni

trimestrale - ISSN 1121-0095, ISSN elettronico 1594-2201
n. 4, anno 23, ottobre-dicembre 2005

Manifestazioni dopo
Omat 2005 replica ed innova. Roma, 9-10 novembre 2005

Valentina Turi
AMInformatica srl, Genzano di Roma: , SAB: vturi@aminformatica.it

Omat, Office Management: Application and Technology, come da tradizione ha ripetuto a Roma il 9 e 10 novembre scorso la mostra/convegno Conference and Demo Point svoltasi a Milano l’aprile scorso.

In realtà, la manifestazione di Roma, patrocinata dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie e dal CNIPA [Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione], non è stata una mera riproposizione dell’evento milanese, poiché alcune innovazioni le hanno impresso una caratterizzazione del tutto nuova. In particolare, per continuare ad essere il punto di riferimento del settore GED, Gestione Elettronica dei Documenti, e per mantenere un rapporto inter-attivo tra operatori ed utenti così da operare in adattatività continua si è proposta come luogo di progetto permanente. Il portale www.iter.it/omat360, specifico del Progetto Omat, costituisce la rappresentazione dei risultati prodotti dal confronto tra utenti e operatori relativamente a normativa e soluzioni. La stessa formula dell’ingresso a pagamento al Convegno va nella direzione di ben fondare le basi del progetto, radicando ad un target specifico e motivato la proposta di soluzioni.

Ma il segnale del vero cambiamento è la terminologia che accompagna gli interventi e la presentazione dei demo: sempre più spesso la gestione elettronica è riferita ai contenuti più che ai documenti, nonostante la sigla che ancora definisce il settore. E non è secondario in questo contesto il fatto che Omat 2005 di Roma, tutto orientato sui contenuti, anticipi di poco l’entrata in vigore, nel prossimo gennaio 2006, delle Regole Tecniche per la Posta Elettronica, visto il volume di interesse, non solo economico, ma soprattutto semantico che si muove intorno alle e-mail, all’interno delle aziende. «La diffusione delle e-mail è un fenomeno in costante crescita: in Italia dai 55 miliardi di mail scambiate nel 2001 si è arrivati ai 146 miliardi del 2004, con una previsione di 183 miliardi per il 2005; nello stesso periodo il numero di e-mail, a livello mondiale, è passato da oltre 4.500 miliardi ad oltre 13.000 miliardi, con un tasso di crescita annuo del 30-40%». Sono questi i dati forniti nella sessione specifica della PEC [Posta Elettronica Certificata]. È dunque evidente che l’archiviazione dei contenuti e delle informazioni diventa emergente rispetto a soluzioni anche raffinate di archiviazione di soli supporti documentali. Non a caso i temi affrontati da Omat convergono verso il document e content management, storage, business process reengineering, conservazione sostitutiva, acquisizione automatica delle informazioni, fattura elettronica, outsourcing, digitalizzazione della PA, e-mail, adeguamento e norme nazionali e internazionali.

Tra i partecipanti ad Omat, si possono individuare voci e prodotti afferenti a diverse tipologie di interessi, espressioni degli indirizzi di mercato ma anche delle esigenze attuali dei clienti, tanto che Omat, per dirla con Acrobat «rappresenta una preziosa occasione per fare il punto della situazione circa il grado di maturità raggiunto dal nostro Paese nell'ambito dei servizi documentali ad alto contenuto tecnologico». Adobe, rappresentato da Andrea Valle, ha partecipato con un intervento su Modulistica online e firma digitale, strumenti primari per la dematerializzazione dei documenti, in cui si è sottolineato come le tecnologie Adobe consentono di proteggere l’integrità, l’autenticità e la riservatezza dei documenti. PDF/A del resto, illustrato nei tutorial, è proprio uno standard documentale per la conservazione sostitutiva.

Noema STI, una società di ingegneria del software, ha proposto Noema Workflow & Document Control Manager, un potente engine per la gestione del work flow di processo e dello storico documentale. «Una gestione documentale semplice ed intuitiva», sostengono i produttori che però considerano la gestione a cartelle per web ancora oggi quella più vicina ai bisogni aziendali. Un sistema certamente facile ma che sembra orientarsi a perfezionare e proiettare nel futuro i paradigmi documentali della tradizione documentaria, tanto che le fasi del processo ricalcano la catena lineare dell’acquisizione, registrazione (o firma digitale/protocollazione), elaborazione, conservazione sostitutiva, ricerca e consultazione dei documenti. Gli aspetti comunicativi sembrano essere secondari.

AMInformatica S.r.l. ha presentato invece un nuovo sistema di cooperative knowledge in rete: FIREDOC, incentrato sulla fertilizzazione della conoscenza cooperativa e sulla comunicatività delle informazioni. Due principî che fanno esplodere il documento, e le operazioni documentali ad esso connesse, in senso pienamente informativo. Ciò che ha spinto AMInformatica S.r.l. a mettere sul mercato una soluzione di cooperative knowledge management – dichiarano gli ingegneri presenti al tutorial - è stata l’esigenza di offrire una soluzione ai problemi di gestione documentale che vivono oggi le aziende italiane, consapevoli che l’informazione è la cifra di valore aggiunto all’elaborazione del prodotto. Da una analisi eseguita sul mercato italiano delle medie e grandi imprese, AMInformatica S.r.l. ha evinto che, per ogni azienda, le procedure di gestione manuale dei documenti sono causa di ritardi, disservizi e inefficienze nei propri cicli produttivi, con l’aggravante che l’affidamento a sistemi informatici inadeguati alla propria realtà imprenditoriale compromette un’agevole veicolazione delle informazioni e determina il conseguente aumento dei costi di amministrazione e controllo. Per ogni azienda la disponibilità di informazioni complete ed aggiornate in tempi immediati è divenuto un aspetto di importanza rilevante per poter operare in modo efficiente e competitivo, per far fronte alle esigenze dei propri clienti o per affrontare contesti decisionali importanti. Purtroppo in molte realtà la gestione delle informazioni è pesantemente penalizzata da un uso casuale e scoordinato di supporti cartacei o dall’affidamento a sistemi informatici inadeguati per garantire un accesso adeguato e un’agevole veicolazione. La crescente incombenza del problema induce poi alla ricerca di soluzioni improvvisate che spesso aumentano la complessità delle procedure e accrescono sensibilmente i costi della gestione e del controllo. La soluzione proposta da AMInformatica S.r.l. parte da una base concettuale di archiviazione con la prospettiva di far esplodere dal documento il dato, lanciandolo in una spirale di accrescimento continuo di informazione, in modo da far raggiungere un più alto livello di conoscenza ad ogni stadio del circuito comunicativo. L’obiettivo ambizioso di AMInformatica S.r.l. www.firedoc.it è, non a caso, quello di far transitare sia il pubblico che il privato aziendale dalla società dell’informazione alla società della conoscenza. Il più importante vantaggio offerto da FIREDOC alle aziende è, infatti, il resource sharing conseguibile attraverso la condivisione delle informazioni; esso accresce ed eleva il processo delle conoscenze aziendali e favorisce, appunto, la resource fertilization. FIREDOC promuove il knowledge sharing utilizzando la modalità ASP [Application Service Providing]. Rispetto alla maggior parte dei sistemi oggi disponibili, l’utilizzo di FIREDOC avviene completamente on-line e la gestione, la manutenzione e l’aggiornamento della parte tecnica e dell’infrastruttura tecnologica sono a completo carico del fornitore del servizio. Il servizio è erogato in modo versatile via web senza la necessità, da parte dell’utilizzatore, di modificare la propria struttura hardware interna. Ciò consente di poter disporre della piattaforma con tempi brevi di avviamento, a costo contenuto e proporzionato alle proprie esigenze operative e di avere un più rapido ritorno d’investimento. Si può accedere al sistema in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo attraverso una normale connessione Internet. Nella modalità ASP, i documenti in formato elettronico risiedono fisicamente presso i data centre del fornitore del servizio, che ne garantisce la protezione in termini di sicurezza, riservatezza e disponibilità. Un team specializzato garantisce il controllo dei sistemi 24 ore su 24. FIREDOC è dunque ricco di prospettive su due versanti: consente di inserire a pieno titolo i data centre nell’evoluzione digitale dei servizi di documentazione e informazione; immette l’evoluzione del trattamento documentale nel knowledge society building.