AIDAinformazioni Anno 42 – N. 3-4 – luglio-dicembre 2024
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RIVISTA SEMESTRALE DI SCIENZE DELL’INFORMAZIONE
NUMERO 34
ANNO 42
LUGLIODICEMBRE 2024
cacucci
editore
bari
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Anno 42
N. 3-4 – luglio-dicembre 2024
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Sommario
Contributi
A A, Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie”
archivistiche 9
F B, MT, Exploration du réseau numérique
YouTube autour de la santé des militaires: quelles sont les thématiques des
discours, les sources d’informations et les acteurs de la communication? 29
E C, L F, Assisted morbidity coding: the
SISCO.web use case for identifying the main diagnosis in Hospital
Discharge Records 51
V F, A humanistic approach to datafication 79
R P, Testimonianze di un impegno culturale per
l’Università di Salerno. Le carte di Alfonso Menna 101
F S, A B, E G,
S M, CompL-it: a Computational Lexicon of Italian 119
Rubriche
C G, Non solo libri 151
Contributi
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ISSN 1121–0095
ISBN 979-12-5965-456-4
DOI 10.57574/596545641
pag. 9-28 (luglio-dicembre 2024)
Il nuovo regolamento eIDAS
e alcune “quisquilie” archivistiche
Alessandro Alfier*
Abstract: The essay analyses the rules relating to electronic archiving services, as regulated
by the new European regulation called eIDAS 2. The analysis, starting from the use of the
ambiguous term archiving, tries to clarify the relationship between the new electronic ar-
chiving services, on the one hand, and the contexts and systems of records management,
digital preservation and digital custody, on the other. It therefore seeks to contextualize the
new archiving services within the life cycle of electronic records, as defined by archival theory
and methodology. The analysis finally includes a comparison between the paradigm of the
electronic archiving services and the Italian model of digital preservation, highlighting some
of its functional anomalies.
Keywords: Digital preservation, eIDAS, Electronic archiving service, Electronic record, Re-
cords management.
1. Introduzione
Negli ultimi mesi si è molto dibattuto del regolamento europeo eIDAS, che
nella sua nuova versione innova la precedente risalente al 2014
1
. Le esigenze
che hanno indotto a modificare il regolamento sono molteplici, come anche
emerge dai considerando che anticipano gli articoli del testo normativo vero
e proprio. Da un punto di vista generale, si può però ritenere che eIDAS 2
– come è stata ribattezzata la nuova versione del regolamento – miri soprattut-
*
Ministero dell’Economia e delle Finanze – Direzione dei sistemi informativi e dell’in-
novazione, Roma, Italia. alessandro.alfier@mef.gov.it.
1
Regolamento (UE) n. 2024/1183 del Parlamento europeo e del Consiglio dell’11
aprile 2024, entrato in vigore il 20 maggio 2024 e che modifica il Regolamento (UE) n.
910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identifi-
cazione elettronica e dei servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
Il testo consolidato del Regolamento n. 910/2014, a seguito delle modifiche introdotte nel
2024, è consultabile all’indirizzo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CE-
LEX%3A02014R0910-20240520.
10 Alessandro Aler
to a migliorare l’efficacia del precedente strumento normativo
2
, per realizzare
una maggiore armonizzazione contro i rischi e i costi dell’odierna frammen-
tazione, dovuta all’uso di soluzioni nazionali divergenti in tema di identità
digitale e di servizi fiduciari. L’orizzonte a cui si guarda come a un obiettivo
è, dunque, quello di un’Unione europea in cui si possa avere, finalmente, un
coeso ecosistema digitale a dispetto delle barriere transfrontaliere
3
. Tanto è
vero che il nuovo regolamento si preoccupa, in particolare, di garantire un
livello uniforme per la qualità, l’affidabilità e la sicurezza dei processi di iden-
tificazione elettronica e dei servizi fiduciari, indipendentemente dal luogo in
cui essi prendono forma
4
. Proprio questa finalità di carattere generale spiega
poi il perché del ricorso alla normazione sovranazionale. Lo sviluppo di un
effettivo quadro europeo per l’identità digitale e per i servizi fiduciari non può
essere conseguito, in misura sufficiente, dalle azioni dei singoli stati membri,
potendo invece essere più efficacemente supportato da un intervento dell’U-
nione europea, chiamata allora a legiferare in base al principio di sussidiarietà
e a quello di proporzionalità
5
e ricorrendo allo specifico strumento del regola-
mento in luogo della direttiva
6
.
Tra le molte innovazioni realizzate, in eIDAS 2 si ritrova anche una novità
che, in prima battuta, sembra più direttamente riconducibile alle dinamiche
del mercato e agli sviluppi tecnologici in essere: quella dell’espansione dell’e-
lenco dei servizi fiduciari presi in considerazione dallo stesso regolamento.
Rispetto al testo del 2014, oggi si aggiungono tre nuovi servizi fiduciari la cui
prestazione, anche qualificata, è normata da eIDAS: quelli legati all’archivia-
zione elettronica, ai registri elettronici e ai dispositivi per la generazione di fir-
me e sigilli elettronici a distanza. Con riferimento ai primi, che probabilmente
più interessano coloro che si occupano di scienze e tecniche documentali, non
sembra che la loro inclusione nel regolamento sia stata motivata da partico-
lari riflessioni, al di là delle esigenze emerse dal mercato delle tecnologie per
2
(Parlamento europeo e Consiglio dell’Unione europea. 2024, considerando n. 1).
3
(Parlamento europeo e Consiglio dell’Unione europea. 2024, considerando n. 7).
4
(Parlamento europeo e Consiglio dell’Unione europea. 2024, considerando n. 71).
5
(Parlamento europeo e Consiglio dell’Unione europea. 2024, considerando n. 76).
6
Il caso eIDAS sembra rientrare in un preciso orientamento adottato di recente dagli
organismi legislativi europei: «sotto il profilo della tecnica della normazione, dopo una prima
fase più rispettosa delle prerogative dei singoli stati membri, è prevalsa la tendenza all’adozione
di atti direttamente vincolanti. A partire dai primi anni duemila, si è passati dalle direttive di
armonizzazione alla moltiplicazione di strumenti regolamentari. Il superamento del modello
della direttiva è stato giustificato con la necessità di eliminare le barriere al funzionamento
del mercato interno, riducendo la frammentazione normativa – storicamente un ostacolo alle
dinamiche concorrenziali – e contribuendo a raggiungere una maggiore certezza giuridica,
attraverso un insieme armonizzato di regole fondamentali che fanno ricorso a standard tecno-
logici comuni» (Belisario 2024, 34).
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 11
l’informazione e la comunicazione. A tal proposito, in un considerando che
precede gli articoli veri e propri si legge:
molti stati membri hanno introdotto requisiti nazionali per i servizi che for-
niscono un’archiviazione elettronica sicura e affidabile al fine di consentire la
conservazione a lungo termine di dati elettronici e documenti elettronici, non-
ché per i servizi fiduciari associati. Al fine di garantire la certezza giuridica, la
fiducia e l’armonizzazione in tutti gli stati membri, è opportuno istituire un
quadro giuridico per i servizi di archiviazione elettronica qualificati, ispirato al
quadro per gli altri servizi fiduciari di cui al presente regolamento. Il quadro
giuridico per i servizi di archiviazione elettronica qualificati dovrebbe offrire ai
prestatori di servizi fiduciari e agli utenti un pacchetto di strumenti efficienti
che comprenda requisiti funzionali per il servizio di archiviazione elettronica,
nonché chiari effetti giuridici in caso di utilizzo di un servizio di archiviazione
elettronica qualificato. Tali disposizioni dovrebbero applicarsi ai dati elettroni-
ci e ai documenti elettronici creati in forma elettronica e ai documenti cartacei
che sono stati scannerizzati e digitalizzati
7
.
Al di là di quali siano state le reali motivazioni del legislatore europeo, si
può però osservare che tale inclusione va a colmare una lacuna importante
della precedente versione di eIDAS. Se si vuole costruire uno spazio giuri-
dico all’interno dell’Unione europea, in cui il ricorso alle tecnologie digitali
permetta ai cittadini, alle imprese e ai soggetti pubblici di interagire in piena
fiducia e senza incertezze, risulta allora inevitabile affrontare anche il tema
della credibilità dei documenti prodotti elettronicamente
8
. Ciò in ragione del
fatto che da sempre lo strumento documentale ha una natura performativa
che gli permette di plasmare, con modalità efficaci e collaudate, i rapporti tra i
membri del consesso sociale (Alfier 2023; Yeo 2017; Yeo 2010). La previsione
di servizi per l’archiviazione elettronica, che permettano di riproporre su scala
digitale la forza performativa del documento già apprezzata nel tradizionale
contesto analogico, costituisce di fatto una risposta a quella esigenza, al di là
del grado di consapevolezza presente negli organismi europei che hanno ema-
nato eIDAS 2. Forse questa novità è anche la cartina di tornasole di una mag-
giore maturità sui temi più strettamente documentali da parte dei decisori eu-
ropei. Alcuni osservatori, infatti, si sono spinti ad affermare che dall’esigenza
7
(Parlamento europeo e Consiglio dell’Unione europea. 2024, considerando n. 66).
8
Osserva a questo proposito Patrizia Sormani: «uno dei principali scopi del [nuovo]
regolamento eIDAS è quello di facilitare le transazioni elettroniche […], permettendo di ef-
fettuare operazioni in modo sicuro. Ogni transazione, di qualunque genere sia, di fatto genera
dati che aggregati nelle diverse forme divengono documento informatico, anch’esso da tute-
lare. Con il nuovo regolamento si assiste ad un’evoluzione […] Quanto previsto fino ad ora
non basta più, non è più sufficiente a garantire le transazioni elettroniche e le persone poste
al centro della transazione, in quanto soggetti attivi protagonisti. Va tutelata la persona, i suoi
dati, favorite le transazioni sicure e tutelati i documenti e dati informatici generati dalle stesse»
(Sormani 2024, 129. Il corsivo è di chi scrive [N.d.A.]).
12 Alessandro Aler
di regolare i servizi per l’archiviazione elettronica traspare un cambiamento di
approccio: finalmente «si riconosce l’insufficienza della firma [e delle connesse
tecniche criptografiche] per garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti
digitali a lungo termine» (Belisario 2024, 40)
9
. Tra l’altro, nel considerando
sopra citato, si insiste su una nozione piuttosto ampia di documento elettro-
nico: inclusiva non solo di quei documenti elettronici testuali che si presen-
tano con forme facilmente intelligibili dagli umani, in quanto richiamano da
vicino quelle della documentazione cartacea, ma anche dei sempre più diffusi
flussi di dati, strutturati in linguaggi machine-readable. Nozione questa che,
fortunatamente, appare coerente con quanto già previsto dal nostro legislatore
nazionale, che nel Codice dell’amministrazione digitale definisce il documento
informatico come quella particolare fattispecie di documento elettronico che
veicola non solo la rappresentazione informatica di atti o fatti giuridicamente
rilevanti, ma anche la rappresentazione di dati significativi sul piano giuridico
(Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)
10
.
Sembra così emergere uno scenario piuttosto rassicurante per coloro che
hanno a cuore i temi documentali. La più recente versione di eIDAS pare,
infatti, dischiudere una nuova fase: quella in cui, nel dominio dei servizi fidu-
ciari e non sottoposti alla regolamentazione europea, il documento digitale e il
correlato archivio elettronico trovano la loro giusta collocazione, aprendosi al
contempo degli spazi di azione per le tecniche di conservazione documentale
e per quelle teorie archivistiche che hanno saputo – più di altre – aggiornarsi
sotto la spinta dell’attuale scenario tecnologico. Tutto bene, dunque, sotto il
cielo di eIDAS 2?
2. I servizi di archiviazione elettronica: un’incerta collocazione tra
gestione documentale e conservazione?
Nel dibattito italiano sono molti coloro che, nel commentare la nuova
versione del regolamento europeo, hanno evidenziato come la previsione dei
servizi per l’archiviazione elettronica costituisca una grande opportunità per il
9
Andrea Lisi indica addirittura un cambio di passo rivoluzionario: «in eIDAS 2 final-
mente ci si occupa (e ci si preoccupa) di “e-archiving”, [dunque] di registrazioni affidabili e
di documenti in grado di salvaguardare la nostra memoria digitale, preservando la fonte di
provenienza. E, in un mondo ormai tristemente caratterizzato dalla diffusione sistematica di
deep fake e fake news […] questa attenzione alle regole dell’archiviazione elettronica finisce
per essere un’attività rivoluzionaria». Lo stesso Lisi sottolinea poi come tale cambiamento di
approccio sia anche dovuto al riconoscimento della maturità dell’elaborazione normativa e
delle pratiche nazionali di alcuni stati membri, tra cui il nostro: «possiamo senz’altro sottoli-
neare che l’Italia abbia fatto da apripista per favorire questa evoluzione del senso stesso e della
necessità (oltre che dei modi e mezzi) di documentare affidabilmente nel mondo digitale» (Lisi
2024, 44, 50).
10
Art. 1, comma 1, lettera p.
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 13
nostro paese. L’Italia, infatti, sotto la spinta di una normativa consolidata nel
campo dei servizi per la conservazione digitale, può vantare una maturità non
solo in termini di tecnologia, ma anche di organizzazione e di processi destina-
ti all’archiviazione elettronica. Ricorda, a questo proposito, una studiosa come
Maria Guercio che «l’esperienza italiana è di grande importanza per l’Europa,
dato che nessun altro paese ha alle spalle un’applicazione ventennale di norme
specifiche sulla conservazione e dieci anni di attività nel campo dell’accredi-
tamento e, quindi, di analisi critica dei sistemi conservativi digitali esistenti»
(Guercio 2023)
11
. Ancor più ottimistiche appaiono poi le previsioni espresse
da un soggetto direttamente chiamato in causa, l’associazione che riunisce le
imprese che operano nel settore dei servizi per la conservazione digitale: «è evi-
dente come l’esperienza fino ad oggi maturata in ambito italiano rappresenterà
un valore aggiunto e giocherà un ruolo importante [rispetto allo sviluppo dei
servizi per l’archiviazione elettronica previsti dal regolamento europeo] […]
Dunque, non ci aspettiamo impatti considerevoli e, anzi, è naturale pensare
alla possibilità concreta che il modello italiano possa essere esportato all’inter-
no di un contesto europeo» (Pomarico 2024). Nelle retrovie di tanto ottimi-
smo, giustificato per diverse ragioni se retrospettivamente si guarda alla prima
versione del regolamento europeo che non affrontava il dominio documentale,
mi sembra però di intravvedere alcune criticità piuttosto dense. Queste si fan-
no più visibili se valutiamo i servizi per l’archiviazione elettronica, previsti da
eIDAS 2, alla luce della sostenibilità del ciclo di vita del documento digitale e
degli archivi elettronici.
Il groviglio si evidenzia a partire dalla scelta terminologica compiuta dagli
estensori del regolamento europeo: il ricorso, piuttosto infelice, al termine di
archiviazione
12
. Infelice perché foriero di ambiguità. Lo segnala, in qualche
modo, anche il white paper eIDAS Trust Electronic Archiving Services supported
11
«Nonostante alcuni limiti inziali, il modello seguitofino al 2020in Italia – dopo un
lungo e tortuoso percorso iniziato addirittura nel 1994 – ha avuto il merito di responsabiliz-
zare il settore pubblico sulle criticità e difficoltà del mantenimento nel tempo delle memorie
digitali e costretto le aziende di settore a confrontarsi con misure di qualità e audit basate su
standard internazionali […] L’approvazione condeterminazione AgID del 2020delle Linee
guida per la formazione, gestione e conservazione di documenti informatici ha consolidato e ulte-
riormente qualificato il percorso adottato in Italia, anche se si è reso necessario – in quell’oc-
casione proprio a seguito di un intervento della Commissione europea chiamata a esprimersi
preventivamente sulla normativa italiana – abolire il regime nazionale di accreditamento dei
depositi di conservazione e stabilire un più limitato sistema di controlli definito da un regola-
mento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici del di-
cembre 2021. Non è escluso che proprioil passaggio obbligato a Bruxelles,per l’approvazione
della nostra regolamentazione nazionale […] abbia richiamato l’attenzione delle istituzioni
europee sulla necessità di un intervento normativo sovra-nazionale di allineamento e norma-
lizzazione, quello appunto che […] si è concretizzato con la modifica del regolamento eIDAS»
(Guercio 2023).
12
Archiving nella versione inglese di eIDAS 2 e archivo in quella spagnola.
14 Alessandro Aler
by the eArchiving Initiative
13
. Questa fonte riconosce che «in some contex-
ts, digital preservation could be used as a synonym for electronic archiving»
(eArchiving Initiative 2024, 4): come a dire che in altri contesti l’espressione
archiviazione elettronica potrebbe, invece, essere intesa con un significato non
avvicinabile a quello di preservazione digitale o – secondo gli usi terminologici
prevalenti nel nostro paese – di conservazione digitale. Il termine archivia-
zione, infatti, nel contesto della disciplina, delle metodologie e delle pratiche
archivistiche può essere dilatato per identificare delle sedimentazioni docu-
mentarie che si collocano in fasi assai diverse del ciclo di vita documentale:
tanto in quella della gestione documentale, quanto in quella della conservazio-
ne digitale vera e propria (Giunta e Marti 2024, 163)
14
. Se poi si guarda alla
13
Nella pagina web di presentazione del white paper sono illustrate le ragioni che hanno
motivato la sua redazione: «the eArchiving Initiative of the European Commission has pro-
duced a White Paper setting out how we can support the implementation of new electronic
archiving services established under the amended Regulation (EU) No 910/2014, known
as eIDAS 2 […] In essence, the eArchiving Initiative represents a concerted endeavour to
fortify the digital infrastructure of the European Union […] As a result of the outcomes of
the Archiving Initiative and preceding projects, a set of tools, specifications and procedures
can be offered to support the implementation of the electronic archiving trust services […]
The rationale behind the eIDAS 2 electronic archiving trust service is largely consistent with
the purpose and objectives of the eArchiving Initiative» (European Union 2024). Quanto
poi alla eArchiving Initiative, si tratta di un progetto finanziato dalla Commissione europea
e gestito per conto di quest’ultima dall’E-ARK Consortium. Tanto è vero che l’eArchiving
Initiative si può considerare come l’ultima di una serie di iniziative, sponsorizzate sempre
dalla Commissione europea, che nel tempo hanno coinvolto l’E-ARK Consortium (il primo
E-ARK project, seguito poi dall’E-ARK4ALL e dall’E-ARK3 project). Questo consorzio ha
la finalità di sviluppare gli standard, gli strumenti e le buone pratiche con cui affrontare le
sfide correlate alla preservazione non solo dei documenti elettronici, ma di una pluralità di
forme con cui si rappresentano oggi i contenuti digitali, diffondendo poi il patrimonio di
conoscenze elaborato. Nella sua funzione di supporto all’implementazione dei nuovi servizi
di archiviazione elettronica previsti da eIDAS 2, l’eArchiving Initiative partecipa al CEN/TC
468 Technical Committee on preservation of digital information, che a sua volta ha avviato la
definizione di requisiti funzionali e tecnologici inerenti proprio all’archiviazione elettronica.
Dall’attività di questo organismo potrebbero derivare quelle indicazioni tecniche di maggior
dettaglio previste dalla nuova versione di eIDAS: «entro il 21 maggio 2025 la Commissione
[…] stabilisce un elenco di norme di riferimento [reference standards nella versione in lingua
inglese del regolamento] e, se necessario, stabilisce specifiche e procedure applicabili ai servizi
di archiviazione elettronica qualificati. Si presume che i requisiti dei servizi di archiviazione
elettronica qualificati siano rispettati ove un servizio di archiviazione elettronica qualificato sia
conforme a tali norme, specifiche e procedure» (Testo consolidato del Regolamento (UE) n.
910/2014, art. 45 undecies, comma 2).
14
A titolo d’esempio nella normativa italiana in vigore il termine di archiviazione com-
pare: all’art. 50, comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, riferito al contesto della
gestione documentale; all’art. 68, comma 3 dello stesso D.P.R., riferito però all’ambito della
conservazione permanente; in più punti della Linee guida sulla formazione, gestione e conser-
vazione dei documenti informatici (Agenzia per l’Italia Digitale 2021), riferito sia alla gestione
documentale che alla conservazione digitale.
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 15
definizione che il regolamento europeo fornisce per i servizi di archiviazione
elettronica, l’ambiguità non sembra alleggerirsi più di tanto. Nella versione
inglese di eIDAS l’electronic archiving è definito come «a service ensuring the
receipt, storage, retrieval and deletion of electronic data and electronic docu-
ments in order to ensure their durability and legibility as well as to preserve
their integrity, confidentiality and proof of origin throughout the preservation
period»
15
. A una prima lettura, sembrerebbe che si stia facendo riferimento
a un servizio che non possa funzionalmente essere collocato nel contesto di
un sistema di gestione documentale. Quel servizio, infatti, appare destinato a
ricevere dei dati e dei documenti elettronici originariamente generati altrove e
su cui poi, in una fase successiva a quella di produzione, lo stesso è chiamato
a svolgere una serie di funzioni. Questa impressione iniziale muta però se ci
soffermiamo a raffrontare tale definizione normativa con la nozione di records
management che si ritrova nel principale standard di gestione documentale,
l’ISO 15489-1:2016: «field of management responsible for the efficient and
systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition
of records» (International organization for standardization 2016, 3). In questo
confronto colpiscono alcuni parallelismi. In primo luogo il ricorso comune al
termine receipt. Coloro che sono più esperti nel campo del records management
sanno bene che un sistema di gestione documentale non è propriamente un
contesto in cui il documento elettronico possa essere generato, ma in termini
più precisi esso si identifica con uno scenario in cui l’oggetto documentale è
ricevuto o meglio catturato: capture è, non a caso, il termine inglese che ricorre
in questo standard ISO
16
e che con riferimento alla terminologia italiana di
settore potremmo tradurre con registrazione. Cattura con cui sottomettere
il documento alle policy, alle funzioni e alle responsabilità che compongono
la gestione documentale, così da farlo sedimentare, con modalità coerenti e
15
Testo consolidato del Regolamento (UE) n. 910/2014, art. 3, comma 48. Al comma
49 dello stesso articolo si definisce poi il servizio qualificato di archiviazione elettronica come
un servizio «fornito da un prestatore di servizi fiduciari qualificato e che soddisfa i requisiti di
cui all’articolo 45 undecies». Quest’ultimo, a sua volta, stabilisce che «i servizi di archiviazione
elettronica qualificati soddisfano i requisiti seguenti: a) sono forniti da prestatori di servizi
fiduciari qualificati; b) utilizzano procedure e tecnologie in grado di garantire la durabilità e
la leggibilità dei dati elettronici e dei documenti elettronici oltre il periodo di validità tecno-
logica e almeno per tutto il periodo di conservazione legale o contrattuale, preservandone nel
contempo l’integrità e l’esattezza dell’origine; c) assicurano che tali dati elettronici e tali docu-
menti elettronici siano conservati in modo tale da essere protetti dal rischio di perdita e altera-
zione, ad eccezione delle modifiche riguardanti il loro supporto o il loro formato elettronico;
d) consentono alle parti autorizzate, facenti affidamento sulla certificazione, di ricevere una
relazione in un modo automatizzato, in cui si conferma che i dati elettronici e i documenti
elettronici consultati da un archivio elettronico qualificato godono della presunzione di inte-
grità dei dati, dall’inizio del periodo di conservazione fino al momento della consultazione».
16
Lo stesso standard prevede uno specifico processo denominato capturing records (In-
ternational organization for standardization 2016, 16-17).
16 Alessandro Aler
controllate, nell’archivio digitale dell’organizzazione e a prescindere da dove
originariamente lo stesso documento sia stato generato. Tanto è vero che lo
stesso standard ISO, quando si addentra più nel dettaglio del concetto di re-
cords system, tralascia del tutto il termine creation: «information system which
captures, manages and provides access […] to records over time […] A records
system can consist of technical elements, such as software […] and non-tech-
nical elements including policy, procedures, people and other agents, and as-
signed responsabilities» (International organization for standardization 2016,
3). Se consideriamo, infatti, il dominio di una certa organizzazione le fonti di
produzione documentale sono diverse, ma in senso stretto tutte esterne al si-
stema di gestione documentale propriamente detto: lo sono certamente quelle
da cui derivano i documenti che provengono dal fronte esterno dell’organiz-
zazione, ma poi anche quelle da cui si originano i flussi documentali ad essa
interni. Tra quest’ultimi si devono annoverare non solo i documenti generati
per mezzo di software di document management system o dicontent management
system e finalizzati alla creazione collaborativa dicontenuti– software più o
meno integrati con il sistema di gestione documentale – ma anche i documen-
ti prodotti dai cosiddetti applicativi verticali, finalizzati non a un uso trasver-
sale da parte dell’organizzazione, ma rispondenti alle esigenze legate ad ambiti
settoriali di attività dell’ente
17
. Ebbene questa pluralità di fonti documentali
riesce ad alimentare un archivio digitale – unitario e completo – solo se il siste-
ma di gestione documentale si dimostra efficace nei processi di cattura
18
. Tan-
to che potremmo dire che quella frammentazione di cui è portatore lo scenario
digitale, in particolare sul fronte documentale, trova un possibile baluardo
solo in sistemi di records management pervasisi nelle loro capacità di cattura e
17
Ad esempio gli applicativi per la gestione del personale, per la gestione del budget o
per il controllo di gestione.
18
Non a caso sul processo di cattura o registrazione insistono, come su un aspetto dav-
vero rilevante, i Model Requirements for the Management of Electronic Records, al punto da
prevedere proprio per tale processo una serie di requisiti ad hoc: «documents made or received
in the course of business become records when they are set aside, that is, “captured” into the
ERMS [Electronic records management system] […] In many cases, documents that are set
aside, or captured, become records by being bound to a business process, for example as hap-
pens in a workflow […] In other cases there may be a policy that every document relating to
a business matter must become a record, even if it does not formally participate in a business
process. In yet other circumstances however, the process of capture will be initiated selective-
ly by a user. Determination of which documents should be captured into a records system
should be based on an analysis of the regulatory environment, business and accountability
requirements and the risk of not capturing the records […] Electronic documents that are
generated or received in the course of business processes originate from both internal and
external sources […] They may arrive through different communication channels e.g. local
area network, wide area network, electronic mail, facsimile, letter post (to be scanned) […]
A flexible input system is required to capture documents with good management controls so
that these diverse requirements are addressed» (European Commission 2001, 12, 39).
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 17
quindi massimamente ricettivi rispetto alla miriade di fonti documentali che
investono, esternamente e internamente, una certa organizzazione.
Le similarità che ci inducono a ritenere, almeno in teoria, il servizio di
archiviazione elettronica previsto da eIDAS 2 più ubiquo rispetto a quanto
appaia a prima vista – tanto da poterlo avvicinare anche alla fase di gestione
documentale e non solo a quella di conservazione digitale – sono però anche
altre. Insistendo ancora nel raffronto con l’ISO 15489-1:2016, ci si accorge
di una definizione di documento che ricalca quella prevista dal regolamento
europeo, per quanto attiene al superamento del tradizionale dualismo tra dato
e documento. Lo standard, infatti, definisce quest’ultimo proprio nei termini
di informazione: un’informazione da usarsi come evidenza
19
, per provare l’e-
secuzione di una transazione e utilizzabile pertanto anche a fini giuridici (In-
ternational organization for standardization 2016, 2). In questo modo l’ISO
sembra rifarsi a una nozione di documento la cui cattura, in un idoneo sistema
di gestione documentale, lo rende un surrogato rappresentativo. Capace quin-
di, con piena validità ed efficacia, di stare in luogo di quanto rappresentato e
dunque di una porzione di realtà
20
che, dal qui ed ora in cui si è concretizzata,
deve essere proiettata e mantenuta in vita – appunto in forma di evidenza o
surrogato – per un tempo e uno spazio potenzialmente indefiniti. Una nozio-
ne che quindi inevitabilmente riporta in auge le capacità performative del do-
cumento nel plasmare i rapporti tra i consociati. Questo rimando alla dimen-
sione di evidenza è interessante perché, a sua volta, richiama da vicino alcune
previsioni di eIDAS proprio in tema di servizi per l’archiviazione elettronica:
ai dati elettronici eai documenti elettronici conservati mediante un servizio
di archiviazione elettronica non vengono negati gli effetti giuridici né l’am-
missibilità come prova in procedimenti giudiziari per il solo motivo della loro
forma elettronica operché non sono conservati mediante un servizio di archi-
viazione elettronica qualificato […]I dati elettronici ei documenti elettronici
conservati mediante un servizio di archiviazione elettronica qualificato godono
della presunzione della loro integrità edella correttezza della loro origine per la
durata del periodo di conservazione da parte del prestatore di servizi fiduciari
qualificato
21
.
19
Evidence nell’originale testo inglese dello standard, che addirittura ricorre all’espressio-
ne authoritative evidence of business per delineare l’essenza di un documento in quanto cattura-
to e mantenuto all’interno di un sistema di gestione documentale (International organization
for standardization 2016, 3-4).
20
O per meglio dire di una transaction, tanto per usare la terminologia propria dello
standard: «transaction: smallest unit of a work process […] consisting of an exchange between
two or more participants or systems […] work process is one or more sequences of actions
required to produce an outcome that complies with governing rules» (International organiza-
tion for standardization 2016, 3).
21
Testo consolidato del Regolamento (UE) n. 910/2014, art. 45 undecies. I corsivi sono
di chi scrive [N.d.A.].
18 Alessandro Aler
Anche in questo passaggio del regolamento europeo – come nello standard
ISO dedicato alla gestione documentale – si sta, dunque, trattando del docu-
mento elettronico come evidenza, con conseguenti effetti sul piano giuridico,
un’evidenza che in alcuni casi può assumere una particolare forza: quella della
presunzione di genuinità, tale per cui la falsità del documento non può essere
semplicemente dichiarata, ma deve essere puntualmente dimostrata. Tra l’altro
questo stesso documento può operare performativamente, come evidenza o
surrogato, solo nella misura in cui esso possegga delle precise qualità, che gli
sono indistintamente garantite sia dall’assoggettamento ai servizi di archivia-
zione elettronica previsti dalla normativa europea, sia dalla cattura e manteni-
mento da parte di un sistema di gestione documentale conforme allo standard
ISO. In eIDAS 2, infatti, il ricorso ai nuovi servizi ha il fine di garantire ai dati
eai documenti elettronici la «durability andlegibility as well as […] their inte-
grity […] and proof of origin»
22
. Qualità queste che, sostanzialmente, trovano
un loro esatto corrispettivo nell’ISO 15489-1:2016, allorquando si afferma
che la gestione documentale si basa su documenti intesi come informazioni
che «regardless of form or structure, are authoritative evidence of business
when they possess the characteristics of authenticity, reliability, integrity and
usability» (International organization for standardization 2016, 3)
23
.
Alle considerazioni finora svolte va aggiunto un ulteriore elemento che, dal
punto di vista teorico e al di là delle intenzioni del legislatore europeo, fanno
oscillare, come un pendolo, i nuovi servizi per l’archiviazione elettronica tra
la fase della gestione documentale e quella della conservazione digitale. Nella
versione italiana e in quella inglese del testo consolidato del regolamento eI-
DAS si legge che un servizio di archiviazione elettronica consente
la ricezione, la conservazione, la consultazione ela cancellazione di dati elet-
tronici edocumenti elettronici al fine di garantirne la durabilità eleggibilità
nonché di preservarne l’integrità, la riservatezza ela prova dell’origine per tutto
22
Testo consolidato del Regolamento (UE) n. 910/2014, art. 3, comma 48.
23
L’authenticity, così come intesa nel dominio ISO, non è altro se non quella provenien-
za del documento che può essere provata e indicata anche nel regolamento europeo; la usabili-
ty citata nello standard ricomprende, come un suo aspetto importante, la legibility individuata
da eIDAS. L’unica caratteristica documentale che non compare, espressamente, nella norma
europea è quella della reliability, che nella terminologia adottata da ISO fa riferimento alla
capacità rappresentativa del documento, dunque alla sua veridicità rispetto alla porzione di
realtà rappresentata. È anche vero però che la qualità della reliability è implicita in eIDAS 2,
considerato che lo stesso regolamento europeo stabilisce che ai dati e documenti elettronici, in
ragione del fatto di essere conservati da un servizio di archiviazione elettronica, non possono
essere negati «gli effetti giuridici né l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari»
(Testo consolidato del Regolamento (UE) n. 910/2014, art. 45 undecies, comma 1). Sarebbe,
infatti, una vera contraddizione in termini che il documento, riconosciuto come dotato di
validità sul piano giuridico e di efficacia sul piano probatorio, non fosse al contempo veridico,
seppure relazionato a una nozione di veridicità non assoluta, ma relativa, in quanto conforme
alle convezioni del sistema di diritto e del sistema sociale.
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 19
il periodo di conservazione
the receipt, storage, retrieval and deletion of electronic data and electronic documents
in order to ensure their durability and legibility as well as to preserve their integrity,
confidentiality and proof of origin throughout the preservation period
24
.
Così nel passaggio da una lingua all’altra della stessa norma si ritrova, sor-
prendentemente, che al termine inglese di storage è subentrato quello italiano
di conservazione
25
. Sorprendentemente perché essi non sono traducibili l’uno
nell’altro. Nel linguaggio tecnico essi, infatti, afferiscono a processi ben di-
stinti: mi verrebbe da dire abissalmente distinti
26
. Altra differenza che emer-
ge, analizzando questo articolo di eIDAS nelle sue due diverse formulazioni
linguistiche, è legata all’espressione usata per indicare la durata temporale ri-
spetto a cui devono essere assicurate, dal servizio di archiviazione elettronica,
le qualità documentali essenziali: nella versione italiana si fa riferimento al
periodo di conservazione, mentre in quella inglese si rimanda al preservation
period. Rileggendo il testo italiano – in cui compaiono ben due occorrenze di
conservazione e un’unica occorrenza di preservazione – si ha quasi l’impressio-
ne che per il suo redattore la conservazione sia null’altro che un sinonimo di
preservazione, come se si trattasse di due termini esattamente intercambiali,
senza alcuna sfumatura di significato. Ma è davvero così o siamo forse dinnan-
zi a una forzatura semantica e concettuale?
3. I servizi di archiviazione elettronica: un’incerta collocazione tra
conservazione e preservazione?
Se pure volessimo riconoscere che nelle intenzioni del legislatore europeo
i nuovi servizi di archiviazione elettronica devono essere ascritti non alla fase
della gestione documentale, ma a quella della conservazione digitale – a di-
spetto di una serie di criticità concettuali – così da evitare, tra l’altro, di dover
smorzare l’entusiasmo di quegli operatori economici che nel nostro paese han-
no visto in eIDAS 2 la riproposizione del modello nostrano di conservazione
digitale, non tutti i dubbi sarebbe comunque tacitati. Sullo sfondo rimarrebbe,
infatti, un interrogativo: ammesso e non concesso che i nuovi servizi di ar-
chiviazione elettronica non siano pertinenti alla gestione documentale, come
essi si collocano invece rispetto alla differenza funzionale tra conservazione
24
Testo consolidato del Regolamento (UE) n. 910/2014, art. 3, comma 48. I corsivi
sono di chi scrive [N.d.A.].
25
Più correttamente nella versione spagnola del regolamento europeo l’inglese storage
è reso con il termine castigliano di almacenamiento e non con il termine, pure esistente, di
conservación.
26
Sulle differenze sostanziali tra i processi di storage e quelli di conservazione si rinvia ad
alcune osservazioni di Federico Valacchi (Valacchi 2006, 78-79).
20 Alessandro Aler
e preservazione digitale, considerata tra l’altro l’incertezza terminologica che
traspare dalla versione italiana del regolamento europeo osservata in chiusura
del capitolo precedente?
In ambito italiano questo quesito probabilmente appare oggi come singola-
re, in ragione del fatto che nell’attuale contesto si è persa, per lo più, la perce-
zione della distinzione tra quei due concetti. In realtà il termine preservazione,
da sempre utilizzato anche se in modo marginale, ha conosciuto a partire da
una certa fase un nuovo e più vasto uso: in concomitanza con la diffusione, su
larga scala, dei documenti e degli archivi elettronici e sull’onda dell’equivalen-
te termine inglese preservation impiegato, in particolare, dalle comunità archi-
vistiche anglosassoni che, per prime, si sono trovate a confrontarsi con le sfide
poste dalla nuova documentazione digitale. L’enfasi che allora, a partire da
quel momento, si è inteso comunicare con il ricorso al termine di preservazio-
ne, è ben spiegata da Maria Guercio, nel suo commento a come il nuovo sce-
nario digitale abbia comportato profonde innovazioni per le metodologie e per
le prassi archivistiche: «a cominciare dalla constatazione che la conservazione
non sia neppure concepibile se non si avviano le attività che la rendono possi-
bile al momento stesso della formazione del sistema documentario informati-
co e se del personale professionalmente preparato non sia presente nel disegno
stesso del sistema» (Guercio 2019, 148). Come a dire che la conservazione
della documentazione elettronica richiede di essere largamente anticipata, non
solo alla fase di formazione dei documenti, ma addirittura a quella dedicata
alla progettazione di quel sistema documentario destinato alla loro cattura. Su
questo principio, che impone alla conservazione di farsi pre-servazione, si trova
a convergere sostanzialmente tutta la letteratura archivistica. Tanto che tale
principio può considerarsi pacifico già dalla fine degli anni Novanta del secolo
scorso. Non a caso nella Guide for managing electronic records from an archival
perspective, predisposta nel 1997 dal Committee on electronic records, costitu-
ito all’interno dell’International Council on Archives, si afferma:
the preservation should be addressed as early as possible in the life-cycle of
records, at the conception stage, and appropriate follow-on actions should be
taken in the creation and maintenance stages […] The best practice is to ar-
ticulate preservation requirements for archival records at the conception stage,
when a record keeping system is being designed […] A preservation plan
should be formulated around these requirements. The plan should delineate
how the records should be preserved across time and technology (International
Council on Archives – Committee on electronic records 1997, cap. 1.4)
27
.
27
Sempre nella Guide si delinea come la preservazione debba operare, senza soluzione
di continuità, ben al di là della fase di design del sistema documentario, dunque anche nelle
successive fasi di creazione e mantenimento dei documenti elettronici: «when archival records
are identified and a preservation plan established at the conception stage, preservation activity
in the creation stage involves monitoring records creation practices to ensure that the records
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 21
Su questa necessità che la conservazione dei documenti elettronici si ri-
configuri, funzionalmente, come preservazione si insiste ancora oggi nel già
citato white paper eIDAS Trust Electronic Archiving Services supported by the
eArchiving Initiative:
a common characteristic of all types of electronic data and electronic docu-
ments is their rapid obsolescence, which is primarily due to their technical/
technological characteristics. Risks to the integrity, authenticity, and usability
of electronic data and electronic documents increase over time […] [So this
scenario] has forced the simultaneous development of approaches, methods,
and services to mitigate the risks on the electronic data and electronic docu-
ments […] For this reason, electronic archiving is strongly linked to digital
preservation measures. The simple storage or replication of electronic data and
electronic documents without considering preservation needs has become the
main source of loss of information usability. Acting in the early stages of electron-
ic archiving is the best option to guarantee the integrity, authenticity and usability
of the electronic data and electronic documents as long as they are needed (Euro-
pean Union 2024, 3-4)
28
.
Dall’insieme di queste considerazioni emerge, allora, come la preservazione
si componga di una serie di funzioni – configurate secondo precisi requisiti –
che non devono essere concentrate su una specifico sistema ad hoc, dovendo
al contrario essere ubiquamente distribuite su tutti i sistemi che fanno uso di
documenti elettronici: a partire da quelli di gestione documentale, che nelle
organizzazioni tanto pubbliche quanto private sono chiamati a catturare e a
mantenere – e dunque a questo punto anche a preservare – flussi ingenti di
documenti elettronici che si sedimentano in archivi digitali. La preservazio-
ne, nello scenario digitale, è in altri termini l’altra faccia dell’uso: in qualsiasi
contesto in cui si fa un utilizzo, non estemporaneo, di documenti elettronici lì
deve operare anche la preservazione, senza sosta e per tutto il periodo di tempo
are created as expected and that they can be available, retrievable and understandable over
long periods of time. When there is no archival involvement in the conception stage, the ar-
chives should seek to be involved at the earliest possible phase in the life of a system. Solving
problems after the fact is likely to be more difficult than preventing such problems ahead of
time. Preservation problems are apt to get worse, and more difficult to solve over time. If pres-
ervation was not addressed at the conception stage, archivists should analyse records creation
practices to determine if it will be possible to preserve the archival records, and to identify
any changes that would improve or facilitate preservation […] During the maintenance stage,
monitoring and corrective follow-up actions are necessary to ensure that decisions taken in the
conception and creation stages continue to be respected. In the maintenance phase, the record
keeping system should be monitored to identify when changes occur, or are likely to occur,
that might impact the availability, retrievability or understandability of the records over time.
Such changes could occur in the records life cycle, the record keeping system, the enabling
technology, or the custody or control of the records» (International Council on Archives –
Committee on electronic records 1997, cap. 1.4).
28
Il corsivo è di chi scrive [N.d.A.].
22 Alessandro Aler
in cui quello stesso uso si dispiega. Non è un caso che lo standard ISO 15489-
1:2016 preveda una serie di processi che sono tipici della preservation: lo sto-
ring records, lo use and reuse e il migration and converting records (International
organization for standardization 2016, 17-18). La preservazione così definita
deve essere allora distinta dalla conservazione, che più precisamente andrebbe
sempre indicata come conservazione permanente. Questa si esercita sulla do-
cumentazione elettronica che ha oramai esaurito le ragioni d’uso per le quali
è stata originariamente catturata e utilizzata da una certa organizzazione e per
un definito periodo di tempo e che nonostante questa perdita di valore d’uso
è stata comunque valutata come meritevole di custodia a tempo indefinito, in
quanto nel frattempo essa ha acquisito una sopraggiunta utilità d’uso: in pri-
mis per la ricerca storica e per la ricerca scientifica. Così possiamo tracciare la
seguente distinzione: la preservazione deve considerarsi come un complesso di
funzioni trasversalmente distribuite nei diversi contesti e sistemi che catturano
e fanno uso di documenti elettronici, per il compimento delle attività che sono
proprie delle organizzazioni; la conservazione, invece, deve essere riconosciuta
come un complesso di funzioni che sono relegate e si concentrano in contesti
e sistemi specifici, progettati per il fine esclusivo di custodire il patrimonio
documentale in essi trasferito e per metterlo a disposizione di una comunità di
utenti terza rispetto alle organizzazioni che, originariamente, si sono servite di
quella stessa documentazione elettronica
29
. Si potrebbe anche dire che mentre
la preservazione ha una natura sincrona in rapporto agli usi che presiedono
agli originari processi di produzione e cattura dei documenti elettronici, non
così la conservazione che in relazione ad essi si pone, invece, su un piano dia-
cronico, tanto da qualificarsi come la fase finale del ciclo di vita documentale.
Di queste distinzioni sembra in qualche modo avvedersi lo stesso legislatore
europeo, che in uno dei considerando del regolamento che modifica eIDAS
riconosce che «le attività degli archivi nazionali e delle istituzioni della me-
moria, in qualità di organizzazioni preposte alla conservazione del patrimonio
documentario nell’interesse pubblico, sono generalmente disciplinate dal di-
ritto nazionale e non forniscono necessariamente servizi fiduciari ai sensi del
presente regolamento»
30
.
Così dinnanzi alla divaricazione funzionale che sussiste tra la dimensio-
ne della preservazione e quella della conservazione, si dovrebbe ritenere che
i servizi di archiviazione elettronica previsti dal nuovo regolamento europeo
29
In termini archivistici propri i soggetti produttori.
30
(Parlamento europeo e Consiglio dell’Unione europea 2024, considerando n. 67). Va
in ogni caso tenuto in conto che, come ha stabilito la sezione V della Corte di cassazione con
l’ordinanza 7 marzo 2022, n. 7280, in tema di interpretazione delle fonti del diritto unionale
i considerando riportati in un regolamento europeo hanno il compito di illustrare le ragioni
dell’intervento normativo e ne integrano la motivazione, ma non contengono enunciati di
carattere normativo.
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 23
siano propriamente di natura preservativa. Interpretazione questa che appare
confermata dalla versione in lingua inglese di eIDAS 2, che rispetto alla tra-
duzione italiana si caratterizza – come si è visto – per una maggiore coerenza
terminologica. Richiamandoci, dunque, al significato più tecnico del termine
preservation e contestualizzandolo nel ciclo di vita della documentazione elet-
tronica, possiamo concludere quanto segue: i nuovi servizi di archiviazione,
voluti dal legislatore europeo, definiscono degli ambiti funzionali di natura
preservativa associati ai diversi contesti e sistemi utilizzati per gli usi correnti
– a scopo di business o per finalità giuridiche – dei documenti elettronici e
dei relativi archivi digitali. In questa prospettiva la stessa previsione dei servizi
di archiviazione elettronica potrebbe essere ricompresa, eventualmente, nella
sfera della gestione documentale, considerato che anch’essa necessita di idonee
funzioni di preservazione, né più né meno di qualsiasi altro contesto e sistema
che abiliti all’utilizzo dei documenti elettronici. In un’ulteriore conferma, per-
tanto, di quanto già osservavo nel precedente capitolo di questo contributo.
4. I servizi di archiviazione elettronica e il modello italiano
Se si concorda su questa interpretazione, su di essa si può far leva per affron-
tare un ulteriore interrogativo: quanto di questo paradigma europeo dei servizi
di archiviazione elettronica può ritrovare un suo equivalente, già realizzato, nel
modello italiano? Nella ricerca di una possibile risposta credo si debba partire
dal constatare come, tra i principi cardine su cui negli ultimi anni sono stati
sviluppati in Italia i servizi di conservazione digitale, vi siano le regole tecniche
contenute, da ultimo, nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazio-
ne dei documenti informatici. In particolare, quella che prevede che «il sistema
di conservazione sia almeno logicamente distinto dal sistema di gestione in-
formatica dei documenti» (Agenzia per l’Italia Digitale 2021, 31)
31
. Si tratta,
in realtà, di un’indicazione è che da tempo presente nel nostro ordinamento
giuridico. Essa, infatti, compariva già nelle abrogate Regole tecniche in mate-
ria di sistema di conservazione, con un’articolazione leggermente differente: «il
sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente
definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione docu-
mentale, se esistente» (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 di-
cembre 2013)
32
. Nella letteratura di settore questa regola tecnica non ha susci-
tato particolari perplessità. Essa però, per come è stata interpretata nei concreti
processi di sviluppo dei servizi di conservazione digitale, ha avuto un preciso
effetto: quello di espungere dai sistemi di gestione documentale le funzioni
31
Approvatedall’Agenzia per l’Italia Digitalecon determinazioni del direttore generale
9 settembre 2020, n. 407 e 17 maggio 2021, n. 371.
32
Art. 5, comma 1.
24 Alessandro Aler
di preservazione, riaggregate allora in sistemi ad hoc nettamente distinti dai
primi. Potremmo, pertanto, riferirci al modello italiano come a un paradigma
preservativo anomalo: da un lato, infatti, è indubbio che quelli che nel nostro
paese indichiamo come servizi di conservazione digitale siano da considerare,
più correttamente, come dei servizi di preservazione, in quanto destinati a
documenti elettronici d’uso corrente da parte delle organizzazioni
33
; dall’altro
lato però le funzioni di preservazione non operano – come ci si aspetterebbe
in base alla nozione di preservation in senso stretto – all’interno dei sistemi di
records management, essendo autonomamente articolate in contesti e sistemi
propri. Le ragioni che hanno imposto questa particolare configurazione credo
dipendano dal punto di origine della normativa di settore nel nostro paese
34
:
le Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto
ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali
(Centro na-
zionale per l’informativa nella pubblica amministrazione 2004). Quelle prime
regole tecniche definivano, non a caso, la conservazione sostitutiva. Questa era
chiamata a surrogare quella parte della gestione documentale che, all’epoca, si
riteneva tecnologicamente e organizzativamente non in grado di garantire le
funzioni di preservazione della documentazione elettronica. E tale sottovalu-
tazione delle performance preservative dei sistemi di gestione documentale si è
poi mantenuta, sottotraccia, in tutta la normativa posteriore.
In ogni caso, a prescindere dalle cause che hanno contribuito a strutturare
in questo modo peculiare il modello italiano, esso risulta per alcuni suoi aspetti
disfunzionale. In primo luogo in ragione del fatto che i documenti elettronici
non sono concretamente trasferiti dalle applicazioni di gestione documentale a
quelle di conservazione digitale, ma sono più semplicemente versati. La docu-
mentazione permane, infatti, presso gli originari sistemi di records management
e al contempo dei secondi esemplari sono consegnati ai sistemi di conservazio-
ne. L’effetto finale è quello di duplicare su due fronti l’archivio digitale corren-
te della stessa organizzazione, con l’onere aggiuntivo di doverli costantemente
tenere allineati, considerato che una sedimentazione documentale di natura
corrente non è mai, per definizione, stabilizzata in senso assoluto. La disfun-
zione è, in secondo luogo, legata a una generale incertezza che abbraccia l’in-
33
Non è un caso che l’art. 44, comma 1-bis del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice
dell’amministrazione digitale) solleciti le amministrazioni pubbliche a versare quanto prima
possibile – quasi si trattasse di un’urgenza – i propri documenti elettronici in forma aggregata
(fascicoli e serie informatiche) dagli originari sistemi di gestione documentale ai sistemi di
conservazione digitale: «il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche am-
ministrazioni è gestito da un responsabile […] Almeno una volta all’anno [questo] responsabi-
le della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione
i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi».
34
Per una disamina critica di come si è sviluppata in Italia la normativa relativa alla
conservazione dei documenti elettronici si rinvia ad una serie di considerazioni di Federico
Valacchi (Valacchi 2006, 80-96).
Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie” archivistiche 25
tero scenario: l’organizzazione – in particolare un’amministrazioni pubblica
– svolge i propri compiti servendosi degli esemplari dei documenti elettronici
che persistono nella propria applicazione di gestione documentale, in quanto
quest’ultima dispone oggi di sofisticate integrazioni con strumenti irrinun-
ciabili: in primis quelli per la gestione dei flussi documentali e per la gestione
dei processi di lavoro. In questo modo però l’organizzazione stessa, basando
la propria operatività sugli esemplari catturati e persistenti nel proprio sistema
di gestione documentale, riconosce ad essi una piena credibilità: dunque una
piena validità ed efficacia o, per usare il linguaggio dell’ISO 15489-1:2016, un
effettivo valore di evidenza. Stando così le cose, non si intende allora quale sia,
rispetto ad esso, il surplus di credibilità conferito ai secondi esemplari custoditi
dai sistemi di conservazione. I termini del problema non sono certo risolti se si
invoca l’assai episodica necessità di esibire il documento elettronico come mez-
zo probatorio davanti a un giudice. Non vi è, infatti, una norma che obblighi
il giudice a privilegiare, come prova documentale, l’esemplare del documento
elettronico presente nell’applicazione di gestione documentale rispetto all’e-
semplare dello stesso documento custodito nel sistema di conservazione. Così
ciò che sembra emergere è un interrogativo basilare su quale sia la concreta e
irrinunciabile utilità di duplicare gli archivi digitali attraverso dei servizi di
preservazione esterni ai sistemi di gestione documentale.
Il modello italiano potrà, dunque, costituire un riferimento utile per gli
approfondimenti necessari a sviluppare il paradigma dei servizi di archiviazio-
ne elettronica previsti da eIDAS 2: certamente per quanto riguarda gli aspetti
tecnologici, gli assetti organizzativi e le policy di vigilanza adottate dalle auto-
rità pubbliche. Ad esso però si dovrebbe anche guardare come a un caso che ci
impartisce, ahimè, una lezione amara, ma basilare: l’efficacia e l’efficienza dei
futuri servizi di archiviazione non si giocherà esclusivamente sul terreno delle
innovazioni tecnologiche, per quanto spinte, ma anche su quello di una loro
idonea collocazione funzionale nel contesto del ciclo di vita del documento
elettronico – per come si è andato definendo a livello di teoria e metodo verifi-
cati in questi decenni di esperienza sul campo – così da costruire un ecosistema
documentario digitale davvero sostenibile.
Riferimenti bibliografici
Agenzia per l’Italia Digitale. 2021. Linee guida sulla formazione, gestione e con-
servazione dei documenti informatici. https://www.agid.gov.it/sites/agid/
files/2024-05/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf.
Alfier, Alessandro. 2023. “Per una rigenerazione teorica dell’archivistica in Ita-
lia, a partire dal concetto di documento.” AIDAinformazioni, anno 41, no.
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26 Alessandro Aler
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AIDAinformazioni Anno 42 – N. 3-4 – luglio-dicembre 2024
AIDAinformazioni
Rivista semestrale di Scienze dell’Informazione
Anno 42
N. 3-4 – luglio-dicembre 2024
Contributi
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Il nuovo regolamento eIDAS e alcune “quisquilie”
archivistiche
F B, MT
Exploration du réseau numérique YouTube
autour de la santé des militaires: quelles sont les
thématiques des discours, les sources d’informations
et les acteurs de la communication?
E C, L F
Assisted morbidity coding: the SISCO.web
use case for identifying the main diagnosis in
Hospital Discharge Records
V F
A humanistic approach to datafication
R P
Testimonianze di un impegno culturale per
l’Università di Salerno. Le carte di Alfonso
Menna
F S, A B,
E G, S M
CompL-it: a Computational Lexicon of Italian
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Disegno di Paul Otlet, Collections Mundaneum, centre d’Archives, Mons (Belgique).